Privacybeleid

Privacy Policy TWC De Zwoegers

TWC “De Zwoegers hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij daarmee omgaan.

Om uw privacy te waarborgen gaan wij zorgvuldig om met persoonsgegevens. TWC “De Zwoegers” houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • de persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. De doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy;
  • verwerking van de persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden zoals die in deze Privacy policy zijn genoemd;
  • vragen om uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van de persoonsgegevens als wij die nodig hebben voor onze doeleinden zoals genoemd in onze Privacy policy;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent de persoonsgegevens, wij u daarop wijzen en deze zullen respecteren.

Als TWC “De Zwoegers” zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens aan het einde van dit document.

Hierna is de Privacy policy van TWC “De Zwoegers” opgenomen voor de persoonsgegevens van de volgende groepen.

  • leveranciers en klanten
  • nieuwsbrieven
  • sponsoren
  • leden
  • verstrekking aan derden; meer specifiek de NTFU
  • inschrijving bij toertochten en andere evenementen van de vereniging
  • overige aangelegenheden zoals, beveiliging, bewaartermijnen, rechten van de leden en klachten

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

TWC “ De Zwoegers” verwerkt persoonsgegevens van klanten of leveranciers voor de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeengekomen opdracht.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan TWC De Zwoegers de volgende persoonsgegevens vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • (Zakelijk) Telefoonnummer;
  • (Zakelijk) E-mailadres;
  • bedrijfsnaam
  • bedrijfsadres

TWC “De Zwoegers” slaat deze persoonsgegevens op voor genoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens voor nieuwsbrieven

TWC “De Zwoegers” verwerkt persoonsgegevens van voor de volgende doelstelling(en):

  • het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • het lidmaatschap van onze vereniging of als sponsor ondersteunen van onze vereniging;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan TWC “De Zwoegers de volgende persoonsgegevens vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • eventueel bedrijfsnaam
  • E-mailadres.

TWC “De Zwoegers” “slaat de persoonsgegevens voor genoemde verwerking(en) op gedurende de periode dat men lid is van onze vereniging of gedurende de periode van het sponsorschap.

Verwerking van persoonsgegevens van sponsoren

TWC “De Zwoegers” verstrekt geen persoonsgegevens aan sponsoren met als doel de sponsoren in de gelegenheid te stellen de leden van vereniging te benaderen voor het doen van aanbiedingen. Voor de communicatie tussen TWC De Zwoegers en haar sponsoren leggen wij de volgende gegevens vast:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • privé of zakelijk adres
  • (privé of zakelijk) Telefoonnummer;
  • (privé of zakelijk) E-mailadres;
  • eventueel bedrijfsnaam
  • eventueel bedrijfsadres

TWC “De Zwoegers” slaat de persoonsgegevens voor genoemde verwerking(en) op gedurende de periode dat men als sponsor voor onze vereniging actief is.

Verwerking van persoonsgegevens van de leden

TWC De Zwoegers verwerkt de persoonsgegevens van de leden voor de volgende doelstellingen

  • lidmaatschapsregistratie;
  • contributieheffing;
  • informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten;
  • kledingverstrekking;
  • planning voor clubactiviteiten zoals de jaarlijkse ATB-tocht;
  • plaatsen van foto’s op de website van clubactiviteiten ;
  • voor de communicatie tussen de leden: het vertrekken van ledenoverzichten aan de leden.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • het lidmaatschap van onze wielerclub en het daarmee verbonden lidmaatschap van de NTFU.

TWC De Zwoegers kan voor de bovenstaande doelstelling(en) de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  1. Voornaam;
  2. Tussenvoegsel;
  3. Achternaam;
  4. Geslacht;
  5. Telefoonnummer (vast en mobiel)
  6. E-mailadres;
  7. Geboortedatum;
  8. Bankgegevens.
  9. NTFU lidmaatschapsnummer
  10. kledingmaten (voor de clubkleding)

TWC “De Zwoegers” slaat de persoonsgegevens op voor bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Minderjarigen

Personen jongen dan 16 jaar kunnen volgens het huishoudelijk reglement geen lid worden van TWC “De Zwoegers”. Mocht zich dat door omstandigheden toch voordoen, dan geschiedt dat alleen met schriftelijke toestemming van de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Verstrekking aan derden

De gegevens genoemd onder 1 tot en met 7 en 9 in het vorige hoofdstuk verspreiden wij onder de leden, teneinde een vlotte communicatie tussen leden te bevorderen.

Verder kunnen wij deze gegevens aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het hosten van onze website, waar alleen de persoonsgegevens van bestuursleden staan vermeld. Voor de overige leden van de club staan er behalve foto’s van clubactiviteiten geen persoonsgegevens op de website;
  • het lidmaatschap van de NTFU voor voor zowel de club als clubleden. TWC De Zwoegers geeft de persoonsgegevens 1 tot en met 7, genoemd in het vorige hoofdstuk door aan de NTFU (zie hierna);
  • het verstrekken van persoonsgegevens aan de NTFU bij een door onze vereniging georganiseerde toertocht van of ander wielerevenement en deelnemers zich inschrijven met de Scan&Go pas en of verstrekken van het NTFU lidmaatschapsnummer (al dan niet via Scan&Go);

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Aan andere partijen dan de NFTU delen wij alleen persoonsgegevens als u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan onze toertochten

TWC De Zwoegers verwerkt de persoonsgegevens van de deelnemers aan onze toertochten voor de volgende doelstellingen:

    1. registratie van de deelnemers aan onze toertochten ten behoeve van de administratie van de deelnemers en het innen van het inschrijfgeld;
    2. voorkomen van “zwartrijders”en ongeoorloofd gebruik maken van geboden faciliteiten;
    3. statistische doeleinden.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

      • het deelnemen aan een door onze wielerclub georganiseerd toertocht of ander evenement.

Inschrijving kan op basis van een standaard NTFU inschrijfkaart of via Scan&Go (zie volgend hoofdstuk). Via de inschrijfkaart kan TWC De Zwoegers de volgende persoonsgegevens van u vragen:

    1. Voornaam;
    2. Tussenvoegsel;
    3. Achternaam;
    4. Adresgegevens;
    5. Geslacht;
    6. Telefoonnummer (vast en mobiel);
    7. E-mailadres.
    8. Lidmaatschapsnummer wielerunie en naam wielerclub

TWC “De Zwoegers” vernietigd deze inschrijfkaarten met persoonsgegevens nadat deze anoniem voor statistische doeleinden zijn verwerkt.

Foto’s

Tijdens de door onze vereniging georganiseerde evenementen kunnen leden van de club of een beroepsfotograaf sfeerfoto’s maken voor interne en externe publicatie (onder andere regionale dagbladen en Facebook). Daarbij kunnen deelnemers herkenbaar in beeld komen. Bij de inschrijving zal de vereniging de deelnemers daarop attenderen en kunnen zij eventuele bezwaren vooraf kenbaar maken. Ook achteraf kunnen zij de vereniging van hun bezwaren in kennis stellen, waarna de vereniging de eventueel door haar gemaakte foto’s zullen verwijderen.

Verwerking door de NTFU

Met de NTFU is een verwerkersovereenkomst gesloten. Het doel van de verwerking door de NTFU is:

    1. het faciliteren van de ledenadministratie van de Verenigingen aangesloten bij de NTFU;
    2. het aanmaken van een Scan&Go pas en lidmaatschapsnummer voor het door TWC De Zwoegers bij de NTFU aangemeld lid;
    3. het verzenden per post of mail van door de NTFU uitgegeven magazines en informatie over de fietssport en daaraan gerelateerde evenementen. Betrokkenen kunnen zich evenwel altijd voor deze services laten uitschrijven;
    4. het verstrekken van persoonsgegevens aan andere bij de NTFU aangesloten verenigingen die een toertocht organiseren of andere wielerevenement organiseren en leden zich inschrijven met de Scan&Go pas en of verstrekken van het NTFU lidmaatschapsnummer (al dan niet via Scan&Go);
    5. het beschikbaar stellen van persoonsgegevens aan de bestuursleden van TWC Zwoegers aan andere bij de NTFU aangesloten verenigingen en derden en het vindbaar maken op Internet van onze de vereniging door het publiceren van namen en/of e-mailadressen en/of telefoonnummers van onze bestuursleden op de websites WWW.NTFU.nl en www.fietssport.nl ;
    6. het delen van persoonsgegevens met de verzekeraar in het geval leden van onze vereniging een schade-incident meldt;
    7. het op initiatief van het lid zelf aanmaken van een profiel op www.fietssport.nl;
    8. het opnemen van contact met onze vereniging of een lid van onze vereniging op basis van het lidmaatschap van de NTFU;
    9. het geanonimiseerd verwerken van gegevens voor statistische doeleinden.

Persoonsgegevens die de NTFU verwerkt zijn:

      • naam
      • geslacht
      • geboortedatum
      • adres
      • telefoonnummers (mobiel en vast)
      • e-mailadres
      • naam en telefoonnummer voor noodgevallen (ICE)
      • lidmaatschapsnummer lid
      • lidmaatschapsnummer verenigingen
      • land
      • provincie
      • overige door de vereniging naar eigen inzicht in het NTFU-register vastgelegde gegevens.

 

Binnen de EU

TWC “De Zwoegers” verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. Het secretariaat maakt evenwel gebruik van webapplicaties waarvan niet bekend is waar deze partij de gegevens opslaat.

Overige aangelegenheden

Bewaartermijn

TWC De Zwoegers bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

    • alle personen die namens TWC “De Zwoegers” van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
    • wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid voor de systemen waarop de persoonsgegevens zijn opgeslagen;
    • als daar aanleiding toe is, pseudonimiseren of encrypteren wij persoonsgegevens;
    • wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
    • wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

Rechten omtrent uw gegevens

Elk lid heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke TWC “De Zwoegers” heeft ontvangen. Tevens kan elk lid bezwaar maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft elk lid het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan het lid zelf of in opdracht van het lid direct aan een andere partij. TWC “De Zwoegers” kan het lid vragen om zich te legitimeren voordat zij gehoor geeft aan voornoemde verzoeken.

Leden die TWC De Zwoegers toestemming hebben gegeven hun persoonsgegevens te verwerken hebben altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Leden die een klacht hebben over de verwerking van hun persoonsgegevens, kunnen hierover direct contact op te nemen met de secretaris, teneinde samen tot een oplossing te komen. Leden hebben altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

TWC “De Zwoegers”

twcdezwoegers@gmail.com


Volg ons!